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Viele Büro-Funktionen lassen sich bereits mit Internet-Techniken abbilden. Immer dann, wenn Sie Zugriff auf das Internet haben, können Sie ins "virtuelle Büro" gehen, auch wenn Sie im Urlaub mit einem kühlem Getränk an der Seite in einem Internet-Café sitzen.

Beispiel für ein virtuelles Büro

Am Beispiel von "Web.de" können Sie selber einmal testen, was alles möglich ist.  Sie können die Dienste nutzen, wenn Sie dort ein WebMail-Postfach haben.  Beim Registrieren erhalten Sie eine E-Mail-Adresse mit dem Aufbau "Name.Vorname@web.de".  Die meisten Funktionen sind kostenlos.

Funktionen eines "Virtuellen Büro" und typische Beispiele für ihren Einsatz.

	WebMail, d.h. E-Mail-Funktionen, für die Sie nur einen Browser brauchen (Hierzu siehe auch Kurs-Seite "Besondere E-Mail-Dienste"). Ihr Postfach können Sie verwalten. Wie bei anderen E-Mail-Programm finden Sie die Ordner "Posteingang", "Postausgang", "Gesendet", "Entwürfe" und einen "Papierkorb". Weitere Ordner können Sie selber hinzufügen. Dateien (Attachments) lassen sich mitverschicken.  Mails von bekannten Absendern finden Sie unter "Freunde & Bekannte", Mails von Absendern, die nicht in Ihrem Adressbuch stehen landen unter "Unbekannt",  offensichtliche Werbe- und Spam-Mails unter "Spam".
	Im Adressbuch lassen sich private und berufliche Anschriften, Telefon- und Faxnummern, E-Mail-Adressen, Homepage und vieles andere eintragen. Die E-Mail-Adressen stehen Ihnen in der E-Mail-Funktion zur Verfügung. Es ist sogar eine Import-Funktion für Microsoft-Outlook Daten und anderen Programmen vorhanden!
	Auch eine Chat-Funktion ist dabei. Einladungen können Sie an die Mitglieder Ihres Adressbuchs senden.
	Im Kalender können Sie "online" für Termine eintragen. Er bietet eine Tag-, Wochen- und eine Monatsübersicht.  Termine können per "Drag&Drop" im Kalender verschoben werden. Gäste können Outlook-kompatibel per E-Mail zu Terminen eingeladen werden. Automatische Erinnerungen an Termine und Aufgaben können eingerichtet werden.
	In die "Pinwand" können Sie "Aufgaben" vermerken, also Sachen, die man immer schon einmal erledigen wollte oder nicht vergessen darf. Das erspart die lästigen Knoten im Taschentuch .
	Klassische Büroanwendungen sind Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentation.  Für Microsoft-Anwender sind dies Word, Excel und Powerpoint.  Web.de bietet diese 3 Klassiker online. Sie sehen den Microsoft-Produkten sehr ähnlich und sind auch so zu bedienen. Auch die Dateien, die man angelegt hat können auf einem Online-Laufwerk (hier "SmartDrive") gespeichert werden. Wenn Anwendungen über das Internet zur Verfügung gestellt werden und Daten auch dort gespeichert werden spricht man vom "Cloud-Computing". Speichern und Laden ist aber auch auf bzw. von lokalen Laufwerken Ihres PC´s möglich.
	Mit der kostenpflichtigen Anwendung "webbrief" können online erstellte Briefe ganz normal per Post dem gewünschten Empfänger zugestellt werden. Die Deutsche Post nennt ihren entsprechenden Dienst "E-Postbrief". Siehe http://www.epost.de/ (Stand 2011-07)
	Ärgerlich ist es, wenn Sie die Adresse Ihrer Lieblings-Web-Seite vergessen haben. Mit dieser Funktion können Sie Lesezeichen (Bookmarks) mitsamt Verzeichnisstrukturen erstellen.  Es können sogar Bookmarks von Firefox, Internet Exporer, Opera und Safari importieren.
	Auch zwei Online-Ausgaben von Zeitungen findet man auf dem "Schreibtisch". Sie haben die Wahl zwischen der "WELT ONLINE" und dem Boulevardblatt "Bild.de".

Virtuelles Sekretariat

Wenn Ihr Büro unbesetzt ist, Sie einmal ungestört arbeiten wollen, oder sich Ihr Unternehmen einfach kein Sekretariat leisten kann, wäre ein externer Telefonservice interessant.
Diesen aktivieren Sie bei Bedarf einfach per Anrufweiterschaltung.
Dann glänzen Sie telefonisch nicht durch Abwesenheit, was ein Kunde zu schätzen weiß.
Beim Eingang des umgeleiteten Anrufs erhält "Ihre" dortige Sekretärin über eine Datenbank alle relevanten Informationen Ihres Unternehmens - die Sie eingestellt haben - und kann sich nach Ihren Vorgaben verhalten.
 

Ein bundesweiter Büroservice dieser Art ist http://www.topbuero.de/ [Stand 2011-09]